Primeras Prácticas


PRÁCTICA 1



Objetivos
•        Conocimiento de una base de datos (en Access)
•        Comprender los elementos principales de Access y el manejo de las BD.
•        Aprender a utilizar bases de datos existentes.
•        Aprender a utilizar la ayuda de Access.
•        Aprender a introducir registros en las tablas.
•        Aprender a eliminar registros de las tablas.
•        Aprender a editar registros.
•        Aprender a buscar registros.
•        Aprender a hacer copias de bases de datos a  memoria USB.
•        Aprender a crear copias de seguridad.
•        Aprender a crear bases de datos.
•        Utilizar la vista de datos y la vista de diseño

1)      Abrir una base de datos existente (Northwind.accdb, Dulce.mdb o Neptuno.mdb) e identificar los diferentes elementos que la componen:
      Tablas,
      Consultas,
      Formularios, Subformularios
      Reportes,
      Macros.
2)      MANEJO DE TABLAS       
a)      Abrir una tabla   (Clientes).
b)      Seleccionar y editar datos en la misma.
c)       Introducir nuevos datos  Anote su nombre y datos como un nuevo cliente al final de la tabla.
d)      Conmutar entre vista Hoja de datos y vista de diseño.
e)       Ver las propiedades de los diferentes campos de la tabla.
f)       Desplegar una sub hoja de datos

g)      Cambiar la apariencia de una tabla (tipo de letra, tamaño, color, líneas divisorias, bordes y colores, temas, alineación)
h)      Cambiar ancho de columnas y de renglones.
i)       Revisión ortográfica.
j)       Alfabetizar (ordenar) de manera ascendente o descendente.
k)      Buscar un dato  (búsqueda simple). Buscar un cliente dado

        Buscar en:  Columna o en toda la tabla
        Coincidir:   Todo el campo, Parte del campo, Inicio del campo
        Buscar:      Todos, Arriba, Abajo

l)       Empleo de comodines en la búsqueda.   





CarácterDescripciónEjemplo
*Equivale a cualquier número de caracteres.Gar* encuentra García, Garza, Garduño
?Equivale a cualquier carácter alfabético simple.L?ra encuentra a Lara y a Lira
#Equivale a cualquier carácter numérico.1#3 encuentra 103, 113, 123



      
m)     F1   Ayuda de Access  (buscar: Métodos abreviados de teclado de Access, caracteres comodín)

Algunos atajos por teclado:
F1       Ayuda
F7       Ortografía
F11     Desplegar ventana de BD
Ctrl + '  Valor registro previo
Ctrl +Fecha de hoy
Ctrl +Hora actual
Shift + F2        Zoom en celda
Shift + Enter    Guardar registro
ESC   deshacer cambios en
         campo actual
ESC ESC  deshacer cambios en
         registro actual
Ctrl+ F1   Minimizar la cita de opciones


Ctrl+apostrofe (')   Para insertar  texto del mismo campo en el registro anterior.

n)      Zoom. En vista Hoja de datos, introducir en una celda un texto muy largo que no alcance a verse por completo (En el campo Notas alguna frase como: Se requiere identificar, captar, satisfacer, retener y potenciar relaciones rentables con este cliente por tratarse de uno de los mayores compradores de nuestros productos.  Dar Zoom a una celda con Shift + F2
o)      Compactar y reparar la base de datos.


p)      Copia de seguridad de la base de datos
q)      Crea una nueva base de datos “Agenda” con los datos de tus compañeros de grupo (nombre, apellidos, celular, correo, fecha de nacimiento, estado civil, comentarios)
r)       Reordenar campos (por ejemplo colocar primero Apellido y después Nombre).
s)       Ocultar columnas, estando en encabezado dar clic al botón de la derecha à Ocultar columnas
t)       Mostrar columnas    botón de la derecha à Mostrar columnas
u)      Congelar/Descongelar columnas. botón de la derecha à Congelar columnas
v)      Cambiar de nombre a una columna (campo)
w)     Agregar una columna (sexo).
x)      Descartar una columna (sexo).
y)      Crea una nueva base de datos con los mismos datos empleando la plantilla Contactos.






Práctica 2


Objetivos
•        Aprender a crear tablas en Vista de Diseño, seleccionado diversos tipos de datos.
•        Aprender a importar tablas de Excel a la base de datos.
•        Aprender a importar tablas tipo texto a la base de datos.
•        Aprender a vincular tablas y aplicar integridad referencial.
•        Utilizar plantillas para crear bases de datos 

DISEÑO DE TABLAS
1)    Crear una tabla en vista de diseño (Estudiantes: Boleta, Nombre, Paterno, Materno, FechaNacimiento, LugarNacimiento, Foto, Carrera, Estado Civil, Teléfono, Becado [Si,No]), Comentarios. Asigne a cada tabla el tipo de dato que corresponda. Inserte al menos 10 registros en la tabla
  §  Crear un campo que guarde fechas              (LugarNacimiento)

§  Crear un campo que guarde imágenes.        (Foto)  
§  Crear un campo tipo lista                               (EdoCivil) [soltero/casado/divorciado/viudo]
§  Crear un campo Si/No                                    (Becado)
opciones Casilla de Verificación, Cuadro de Texto, Cuadro Combinado.
§  Crear un campo tipo Memo                          (Comentarios)
§  Crear un campo de Hipervínculo                 (blog personal)

2)    Empleando los asistentes de Access (Contactos) crear Agenda Telefónica (con los datos de sus compañeros de grupo), que tenga al menos los siguientes campos:    Nombre, Dirección, Ciudad, Teléfono, Celular, E-Mail, Cumpleaños, Foto. Insertar al menos 10 registros en la tabla.
IMPORTAR TABLAS DE EXCEL
En cada inciso defina las claves principales de cada tabla. Establezca las relaciones pertinentes entre las distintas tablas incluyendo integridad referencial en las mismas..
3)    Importe las tablas Empleados y Puesto (Nomina.xls) y relaciónelas con el IDempleado. Aplique integridad referencial. Asegúrese de que los campos a relacionar son del mismo tipo (entero largo)
Nota.  Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se han introducido en la tabla principal.

4)    Importe las tablas Alumnos, Matemáticas, Física y Química (Alumnos 09 MFQ.xls) y relaciónelas con el IDalumno. Asegúrese de que los campos a relacionar son del mismo tipo (entero largo)

5)    Importe las tablas Alumnos, Pagos (PagosAlumnos.xls) y relaciónelas como se indica. Asegúrese de que los campos a relacionar son del mismo tipo (entero largo).
6)    Importe las tablas Alumnos, Materias, Calificaciones (Alumnos Admon.xls) y relaciónelas como se indica. Asegúrese de que los campos a relacionar son del mismo tipo (entero largo)


7)    Importe las tablas Productos, Órdenes, Clientes, y Vendedores (PC promociones.xls)  y relaciónelas como se indica. Asegúrese de que los campos a relacionar son del mismo tipo.

Integridad referencial

La INTEGRIDAD REFERENCIAL es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.
Reglas de la integridad referencial:
 -No puede haber registros en una tabla subordinada que no estén enlazados a la tabla primaria.  (Por ejemplo no puede haber calificaciones de un alumno cuyo IDalumno  no aparece en la lista de alumnos)
-No se puede borrar un registro de la tabla principal si tiene enlazados registros en la subordinada.    (Por ejemplo no permite borrar el IDalumno y otros datos de la tabla primaria si en la tabla subordinada aparece una calificación para dicho IDalumno) 


Estudie las tablas y las relaciones de cada una de las plantillas de Access  (particularmente Activos, Contactos, Eventos y Proyectos). Modificando esas plantillas podemos construir muy variadas bases de datos.






Práctica 3







Objetivos
·           Conocer las distintas propiedades de los campos.
·           Aprender utilizarlas

Cada dato tiene asociado un tipo de datos. Y cada tipo de datos tiene asociadas diferentes propiedades.

Tipo de datos texto:
Formato: Modifica solo la apariencia del campo. El formato, para los campos de texto, tiene dos secciones:       Texto;vacío.

·          < Visualiza en minúsculas.
·          > Visualiza en mayúsculas.
·          @;"-"


1.         Modifica el formato del campo Nombre1, de la tabla Empleados para que se visualice en  mayúsculas  (>).
2.         Modifica el formato del campo Paterno de la tabla Empleados para  se visualice en minúsculas (<).
3.      Crea el campo Hijos. Si no se introduce un valor, debe aparecer el texto "Sin hijos".    (@;"Sin hijos")


El formato [color] permite cambiar el color del dato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco. 
4.Cuando no hay datos en el campo, haz que aparezca el texto en rojo modificando el formato del campo.


Titulo. Actúa como encabezado de columna en la vista de datos, sustituyendo al nombre del campo.
5.      Añade al campo hijos el título "Número de hijos". Comprueba que aparece como cabecera de la columna en la hoja de datos.

Valor predeterminado. Es el valor que tomará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor.
6.      Establece para el campo Ciudad  el valor predeterminado "Nuevo Laredo". 


Tamaño de campo. Establece cual es el número máximo de caracteres que utilizará el campo.
7.     Para el campo Nombre1, fija un tamaño del campo de 25 caracteres.



Requerido.  Determina si un campo puede dejarse o no en blanco.
8.     Modifica la propiedad requerido para el campo Nombre1.


Indexado.  Los índices de campos simples se definen para acelerar las búsquedas y el orden de campos.


La propiedad de campo "Indexado" tiene tres opciones: 
No: No crea ningún índice para el campo, o si lo tiene ya lo borra
Si (Con duplicados): Crea un índice para este campo
Si (Sin duplicados): Crea un índice sin duplicados


9.   En la tabla alumnos, el campo IDalumno   (Número_de_Control) establécelo como Indexado sin duplicados. Comprueba que al introducir una valor duplicado en dicho campo Access notifica la violación de la regla de no duplicidad.


Tipo de datos memo
Las propiedades de los datos de tipo memo son similares a las propiedades de los datos de  tipo texto ya que la diferencia entre ambos es fundamentalmente el tamaño.
10.    Añade un campo de tipo memo a la tabla de alumnos y denomínalo Comentarios. Escribe un texto largo como comentario a modo de prueba.



Tipo de datos numérico

Tamaño del campo. Los tipos de números los podemos dividir en dos: enteros y fraccionarios. Son datos enteros (o de punto fijo): byte, entero y entero largo . Son datos de punto flotante (o números reales): simple, doble y  decimal
El tipo moneda corresponde a un dato numérico de punto flotante que incluye la representación del símbolo monetario.

11. Cree una tabla denominada compras, con los siguientes campos:
       IDcompra           Autonumérico (entero largo)
       IDProducto        Entero largo
       Peso                   Simple
       PrecioUnitario    Moneda
       Cantidad            Entero
       Introduzca algunos datos a la tabla para comprobar su correcto funcionamiento.


El formato de datos numéricos permite el uso de valores predefinidos (general, estándar, fijo, porcentaje, científico y moneda), así como formatos personalizados. Los formatos personalizados admiten cuatro secciones: para números positivos, para negativos, para ceros  y para nulo.  

FormatoSecciones separadas con punto y coma (;)Ejemplo
NuméricoPositivo; Negativo; Cero; Nulo$#,##0.00[Verde];($#,##0.00)[Rojo];"Cero";"Nulo"
#,##0.00 ; -#,##0.00; 0.00; "Vacío"

12. Pruebe los formatos personalizados anteriores en los campos Precio y Peso de la tabla previa.


13. Personalizar la apariencia del campo Cantidad, utilizando la propiedad formato, para que tengan el siguiente aspecto:
·          Números positivos: separador de miles, dos decimales, en  azul.
·          Números negativos: separador de miles, dos decimales, en rojo
·          Los ceros con el literal "cero" en verde.
·          Los nulos con una raya "-" en cyan.



Lugares decimales.  Si se selecciona el valor automático, se visualizan los datos con el número de decimales que indique el formato. Si no, se visualizan los decimales indicados. 

14.  Modifique el campo peso para que tenga un solo decimal.


Formatos numéricos personalizados.



Símbolo Descripción
, (coma) Separador de miles
. (punto) Separador decimal
0Muestra un dígito ó 0.
# Muestra un dígito o nada.
$ Muestra el carácter "$"
% El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje.
E- o e- Notación científica -
E+ o e+ Notación científica + -

También podemos agregar textos y colores a los números,

SímboloSignificado
(espacio)Muestra espacio
"ABC"Muestra todo el contenido entre comillas
*Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter.
\Muestra el siguiente carácter como un carácter literal.
[color]Muestra los datos en color Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco 


El formato personalizado de números tiene cuatro secciones.

Sección Descripción
Primera El formato para los números positivos.
Segunda El formato para los números negativos.
Tercera El formato para los valores cero.
Cuarta El formato para los valores nulos.

15. En el campo precio, pruebe el siguiente formato personalizado:
         $#,##0.00[Verde];($#,##0.00)[Rojo];"Cero";"Nulo"


16. Formatear el campo código postal con  el formato personalizado  ##  ###.


17.  Formatea  el campo con el número de teléfono, para que aparezca separado por guiones (tal que
          7141516 aparezca como 7-14-15-16)



Tipo de datos fecha



  Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Viernes 9 de Marzo de 2012.
  Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 9-Mar-2012.
  Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 09/03/12.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999. 


Formatos personalizados de fecha:
Símbolo Descripción
/ Separador de fechas
dDía del mes (1 a 31).
ddDía del mes (01 a 31).
dddTres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom)
ddddNombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo).
mmMes del año (01 a 12).
mmmTres primeras letras del mes (Ene a Dic).
mmmmNombre completo del mes (Enero a Diciembre).
aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99).
aaaa Año completo (0100 a 9999).
t Trimestre (1-4)
sDía de la semana (1 a 7).
ssSemana del año (1 a 53).

18.  Pruebe algunos formatos personalizados de fecha, como los siguientes:

  • ddd “, ” mmm “ ” d
  • “Es la semana ”  ss
  • “Hoy es ” dddd
  • mmmm dd “, ” aaaa
  • t  “Trimestre”

 Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
  Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm.
                     Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

19.  En el campo Hora, pruebe los formatos preestablecidos (hora mediana y hora corta)


Símbolos para formatos personalizados de hora:
Símbolo Descripción
hHora en uno o dos dígitos (0 a 23).
hh Hora en dos dígitos (00 a 23).
nMinuto en uno o dos dígitos, (0 a 59).
nnMinuto en dos dígitos (00 a 59).
AM/PMReloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM",

20.  En el campo Hora, pruebe el siguiente formato personalizado:
        "Hora de entrada:"   h:n  AM/PM



Nota. La configuración regional de Microsoft Windows influye en el modo en que aparecen los tipos de datos numéricos, de fecha, hora y moneda cuando se aplican las opciones de formato. Si no funciona los formatos revise que la configuración regional sea Español/México.


Regla de validación          Una regla de validación establecer una fórmula que se usa para limitar los valores permitidos en un campo
Ejemplos
>0  Y < 30            debe ser mayor que 0 y menor que 30
“H” O “M”              debe ser  “H” o “M”
Como “????”        debe tener  hasta 4 letras
<5000                  debe ser menor que 5000
>1000                  debe ser mayor que 1000
<=999                  debe ser menor o igual que 999
<>0                      debe ser diferente de cero
0 o >1000             debe ser cero o mayor que 1000
Como "000"         debe tener tres dígitos
<G                         debe empezar con las letras A, B, C, D, E, F
<>China                              debe ser un texto diferente de China
Como *Gar*         debe ser un texto que contenga las letras   Gar

Texto de validación          Mensaje que aparece cuando se introduce un valor que no coincide con la regla de validación. Ejemplos:
Introducir números entre 0 y 100
Introducir letra “H” o “M”
Debe ser menor que 1000
Debe ser diferente de cero
Debe tener cuatro caracteres
Debe tener dos dígitos


21.  En la tabla Empleados agrega el campo numérico entero Edad. Valida los datos para que la edad del empleado sea mayor o igual a 18 años. Agrega un texto de validación  (Debe ser mayor de edad).

22. En el campo Pago, agrega una regla de validación que admita solo pagos positivos y un texto de validación    “El pago debe ser mayor que cero”.

Formatos predefinidos para campo Si/No


FORMATODESCRIPCIÓN
Sí/No(Predeterminado) Utilice este formato para mostrar 0 como No y cualquier valor distinto de cero como Sí.
Verdadero/FalsoUtilice este formato para mostrar 0 como Falso y cualquier valor distinto de cero como Verdadero.
Activado/DesactivadoUtilice este formato para mostrar 0 como Desactivado y cualquier valor distinto de cero como Activado.

23. En la tabla Productos añada el campo DESCONTINUADO, asignándolo al tipo Si/No con apariencia de casilla de verificación.

Formatos personalizados para campo Si/No


Sección Descripción
Primera Esta sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos Sí/No. No obstante, se requiere un signo de punto y coma (;) como marcador de posición.
Segunda El texto amostrar en lugar de los valores Sí, Verdadero o Activado.
Tercera El texto amostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado.

Ejemplo                                ; Nacional; Extranjero
                                                 ; Hombre; Mujer

24.  En la tabla Empleados agrega un campo denominado Sexo (tipo SI/NO) tal que entregue los valores Masculino/Femenino.



Una máscara de entrada actúa como una plantilla que nos permite ver cómo debemos introducir los datos. La máscara de entrada también nos va a evitar introducir caracteres inválidos (como una letra cuando lo que se necesita es un número).

El FORMATO sirve para definir cómo muestra Access la información que hemos introducido en el campo.  La MÁSCARA DE ENTRADA se muestra mientras estamos introduciendo el dato.
Por ejemplo  en un campo tipo fecha/hora, con una máscara de entrada: 99/99/99 y un formato tipo fecha corta, estando en la vista hoja de datos, si quieres introducir como fecha 29/10/2012,  la máscara te permitirá introducir 29/10/12 y el formato  mostrará 29/10/2012.

25. En el campo Fecha_de_Nacimiento ( tipo fecha/hora) aplica un formato tipo fecha cortacomo máscara de entrada: 99/99/99.  Introduce tu fecha de nacimiento como dd/mm/aa y observa como se muestra después de introducir el dato. 

Para facilitar la creación de máscaras de entradas, Access dispone de un Asistente.

Símbolos utilizados para las máscaras de entrada personalizadas:


SímboloDescripción
0Número 0 a 9 requerido, sin signo
9Número o espacio opcional, sin signo
#Número o espacio opcional, signos + y - permitidos
LLetra A a Z requerida
?Letra A a Z opcional
ALetra o número requerido
aLetra o número opcional
&Carácter o espacio requerido
CCarácter o espacio opcional
Minúsculas
Mayúsculas
!Desplegar los caracteres de derecha a izquierda

Ejemplos

Máscara de EntradaValores de ejemplo
(000) 000-00008677149988
(999) 000-0000!8677149988
#9999-123
12345
>L?????000L0CODIGO123B4
>A-00.000.000B-29.123.456
>Lcesar arturo

26. En una tabla de Access pruebe las máscaras de entrada dadas como ejemplo en la tabla anterior. Para ello agregue los campos Telefono1, Telefono2, Cantidad, Clave1, Clave2, Nombre.

LAS TRES SECCIONES DE UNA MÁSCARA DE ENTRADA
Las máscaras de entrada están compuestas de una sección obligatoria y dos secciones opcionales, y cada una de ellas se separa con punto y coma. El propósito de cada sección es el siguiente:
  • ·    ·     La primera sección es obligatoria. Incluye los caracteres que definen a la máscara de entrada.
  • ·    ·     La segunda sección es opcional. Si la segunda sección se establece en 0, los caracteres adicionales se almacenan con los datos; si se establece en 1, los caracteres solo se muestran, pero no se almacenan (ahorrando espacio de almacenamiento).
  • ·     ·    La tercera sección también es opcional e indica un solo carácter o espacio que se usa como marcador de posición. De forma predeterminada, Access usa el carácter de subrayado (_).

  • Por ejemplo, la máscara de entrada para números de teléfono con formato de EE.UU. es : (999) 000-000;0;-:
27. En una tabla de Access, en el campo Teléfono,  pruebe la máscara de entrada  (999) 000-000;0;-:


28. En una tabla de Access, en el campo ISBN, pruebe la máscara de entrada      ISBN 0-&&&&&&&&&-0  con el ISBN de un libro  ( ISBN 1-55615-507-7 )





Rubrica general de evaluación de prácticas