domingo, 15 de febrero de 2015

Buscar, Ordenar y Filtrar





Las opciones más usuales para poder localizar información en una tabla son buscar un dato,  ordenar los registros o filtrar los mismos.

Vamos a practicar con lo siguiente:
  • Buscar un dato.
  • Reemplazar datos.
  • Ordenar Registros (Ordenar por un campo, Ordenar por varios campos)
  • Eliminar los criterios de ordenación.
  • Aplicar Filtros en Access.
  • Filtros simples.
  • Filtros por selección.
  • Filtro por formulario.
  • Filtros avanzados.
En las Prácticas de Access frecuentemente vamos a utilizarlas.

Una  búsqueda localiza los registros con cierto criterio de uno en uno. Los filtros localizan todos los registros que tienen ese criterio en común de una sola vez.

Un filtro es un criterio (conjunto de criterios) que se aplica a los registros de una tabla (o una consulta o un formulario) a fin de mostrar un subconjunto de los registros que cumplan con cierta condición. Un filtro permite ver solo específicos.

Access maneja diversos tipos de filtros:
· filtro por selección
· filtro por formulario
· filtro avanzado.

Usar el filtro por selección
1. En un campo de la hoja de datos, encuentre una aparición del valor que desea que contengan los registros para que sean incluidos en el resultado del filtro.
2. Seleccione el valor y, a continuación, haga clic Filtro por selección en la barra de herramientas. Puede seleccionar todo el valor de un campo o parte de él (el modo en que se selecciona el valor determina qué registros devuelve el filtro).


Al seleccionarEncuentra los registros en los que Ejemplo
El contenido completo de un campo (o situar el cursor en el campo sin seleccionar nada)El contenido completo del campo coincide con la selecciónEn el campo Ciudad seleccione “Nuevo Laredo”, para ver todos los registros de “Nuevo Laredo”.
Los primeros caracteres de un campo.En los que los primeros caracteres son los mismos que los seleccionadosSi en el campo Paterno seleccionamos Gar, el filtro entrega los registros con Garay, García, Garza, etc.
Un grupo de caracteres intermediosEse campo contiene los caracteres seleccionadosPor ejemplo si en nombre de libro seleccionamos Access, encontrará “Domine Access 2007” y “Microsoft Access 2010”

Filtro por selección     (inclusivos)
COINCIDENCIA EXACTA        Colocarse en una celda, sin seleccionar datos
PRIMEROS CARACTERES       Seleccionar los caracteres iniciales

PARTE DE UNA PALABRA       Seleccionar caracteres intermedios

Filtro excluyendo selección      (exclusivos)

Usar el filtro por formulario
1. Abra una tabla en vista de hoja de datos
2. Haga clic filtro avanzado / filtro por formulario para cambiar a la ventana correspondiente
3. Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos registros deben cumplir para ser incluidos en el conjunto de registros filtrados.
4. Introduzca los criterios seleccionando en la lista desplegable del campo el valor que desea buscar (o escriba el valor en el campo). Podemos aplicar criterios de filtrado a más de un campo.
5. Haga clic en Alternar Filtro, para ver la lista filtrada.

Operador
Ejemplo
Significado
=
=”Laredo”
Igual a Laredo
> 
>500
Mayor que 500
>=
>=”Maciel”
Todos los apellidos desde Maciel hasta el final del alfabeto
< 
<#01/01/14#
Menor que 1 ene 2014
<> 
<>”Texas
Diferente a Texas
Entre
Entre 15 y 25
Numero entre 15 y 25 inclusive
En
En(TX,NY,PA)
En TX, NY o PA
Es Nulo
Es Nulo
Registros que no tienen ningún valor en este campo
Como
Como “Gar*”
Registros que empiezan con Gar seguidos por otros caracteres
Y
>=1 Y <=10
Entre 1 y 10 inclusive
O
“Puebla” o “Mérida”
Ya sea Puebla o Mérida
No
No Como “Laredo”
Registros que no digan Laredo

<70
 todos los números menores a 70     (reprobados)
entre 80 y 90
todos los números entre 80 y 90 inclusive
="Nuevo Laredo"
todos los datos exactamente iguales al texto entre comillas
"G*"
todos los iniciados con la letra G
" * María"
por ejemplo: Ana María, Juana María, Rosa María
"Garc?a"
por ejemplo: García, Garcia
"* * *"
nombres de tres palabras separadas por un espacio en blanco
>=”Palacios”
Todos los nombres desde Palacios hasta el fin del alfabeto
No “USA”
Países que no sean USA
No como "S*"
 todos los nombres que no inician con S
"M*" o "N*"
todos los que inician con las letras M o N
“Nuevo Laredo” o “Reynosa”
Los registros de ambas ciudades
En (“Canadá”,”USA”)
Países que sean Canadá o USA
Como "[a-d]*"
Nombres que empiezan con las letras A hasta D
Fecha()                       
todos con la fecha actual
*/*/14
 todas las fechas del 2014
entre fecha() y fecha()-7            
 todos con fecha de la última semana
<fecha()-30
Los registros con mas de 30 días
>=#1-nov-08# y <=#30-nov-08#
todas las fechas dentro del intervalo
Año([FechaNac])=2008
Los registros de fecha 2008
AgregFecha("d",15,[fecha])
Agregar 15 días a la fecha en cuestión
No Nulo            
 todos los registros con valor en el campo
Nulo                         
 todos los registros con campo nulo
“”
 todos los registros con campo nulo

Para especificar criterios más complejos, escriba la expresión completa utilizando la combinación apropiada de identificadores, operadores, caracteres comodín y valores para producir el resultado deseado.
Carácter comodínUsoEjemplo
?Sustituye a un carácter individualTrevi?o filtrará los registros con Trevino, Treviño y Trevi~o
*Sustituye a uno o varios caracteresSi el criterio utilizado es Gar*, el filtro entrega los registros con Garay, García, Garza, etc.
#Sustituye a un carácter numérico individualSi el criterio utilizado es 200# el filtro entrega los registros con 2000, 2001, 2002,…, 2009



Usar el Filtro avanzado
1. Abra una tabla en la vista de hoja de datos
2. Haga clic filtro avanzado / filtro avanzado
3. Agregue a la cuadrícula de diseño el campo o campos que requiere y especifique los valores y criterios que el filtro utilizará para encontrar registros deseados.
4. Si desea ordenar los registros, en el renglón ordenar seleccione Ascendente o Descendente
5. En el renglón de criterios anote el o los criterios deseados (O lógica para criterios en renglones contiguos Y lógica para criterios en el mismo renglón)
6. Haga clic en Alternar Filtro, para ver la lista filtrada

Estando en la cuadricula de diseño de filtro avanzado podemos dar clic al botón de filtro avanzado y seleccionar la opción de Guardar como Consulta.


Filtro avanzado, incluye criterios y lógica                          Registro à Filtro à Filtro Avanzado

El que haya reprobado al menos uno de los 3 exámenes  (OR)                     



Expresiones con O quedan en distintas líneas de criterios

El que haya reprobado los 3 exámenes  (AND)



Expresiones con Y quedan en la misma línea



En esta sección vamos a realizar todo lo que indica la Práctica 5 (Ordenación y filtrado en Tablas de Access) y la siguiente presentación:
 

En este enlace puede descargar el archivo correspondiente.Access permite realizar filtros complejos sobre Tablas, Consultas, Formularios e Informes, de una manera muy sencilla, para ello nos colocamos en el campo que deseamos filtrar y damos clic al Botón de filtro de la Cinta de Opciones.

Las opciones que se despliegan de que el campo por el que deseamos filtrar sea numérico, de texto o de fecha.
Por ejemplo si nos interesa conocer las ventas en un rango de fechas, selecionamos la opción Entre ... y luego indicamos entre que fechas deseamos filtrar.


También podemos filtrar dando clic a una celda de la tabla y clic al botón derecho del apuntador, para que Access despliegue un menú contextual que incluye filtros.

En la parte de abajo de la pantalla podemos ver si la hoja de datos esta filtrada o sin filtrar (dar clic en Alternar filtro).



Opcionalmente, un filtro puede ser guardado como consulta.

Practique todos los filtros de fechas citados utlizando esta tabla:  PagosAlumnos.xls, que actualiza la fecha automáticamente.

Otras tablas para practicar filtros:  Tablas para practicar filtros y consultas

Los archivos de Access que emplearemos para esta práctica ya han sido trabajados previamente y los deben tener en su SkyDrive todos ustedes, como se les indicó en su oportunidad. Quienes no los tengan pueden construirlos a partir de las tablas de Excel anteriormente proporcionadas,en el disco de trabajo.





A continuación estan los enlaces a algunas bases de datos de ejemplo (para que practiquen estos temas):

Dulce

Neptuno

NorthWind

NorthWind 2007

Algunas ligas interesantes:

Ordenar registros en Access 2007

Filtros en Access 2007

Filtrar Registros


Como Filtrar

Para practicar un poco, en EMPRESA PUBLICITARIA realice los siguientes filtros:

A.      Realice los siguientes filtros (guárdelos como consultas)   
1)      Clientes cuyo apellido paterno inicia con C 
2)      Clientes cuyo primer nombre termina con A
3)      Clientes que no tienen segundo nombre
4)      Clientes menores de edad
5)      Clientes mayores de 30 años
6)      Lista de Clientes foráneos                  
7)      Clientes de Nuevo Laredo y cuyo apellido paterno empiece con C
8)      Clientes cuyo teléfono inicie con 712
9)      Clientes que compraron en cierta fecha
10)  Clientes que más han comprado
11)  Clientes que no han comprado
12)  Productos con un precio mayor a $ 100
13)  Productos con un precio mayor a $ 50   y menor que $ 80
14)  Lista de productos que sean BOLÍGRAFO                                                                                 

15)  Lista de productos que sean Bolsa (o Bolso o Bolsita o Bolsito)
16)  Lista de productos vendidos hoy
17)  Lista de productos vendidos en la última semana
18)  Lista de productos vendidos en enero
19)  Lista de productos que no se han vendido

20)  Lista de productos agotados

viernes, 13 de febrero de 2015

Diseño de las tablas


Es importante cuidar el aspecto del diseño de tablas en Access, porque un buen diseño nos ahorrará un tiempo considerable en la implementación de la base de datos.



Realice con cuidado los ejercicios de la práctica 2 (Diseño de Tablas) , mismos que utilizaremos posteriormente para crear sencillas bases de datos.





La siguiente presentación cubre los aspectos generales de diseño de tablas y propiedades de los campos.

miércoles, 11 de febrero de 2015

Temas a cubrir en el primer examen



Tenemos examen en los proximos días. Cubre los temas vistos en las prácticas

1. Conocimiento de una base de datos

2. Diseño de Tablas en Access
3. Vínculos entre tablas
4. Propiedades de los Campos

Estudien dichas prácticas y las correspondientes presentaciones:

1 Introducción a las bases de datos.
2 Conceptos de bases de datos
3 Crear una base de datos sencilla
4 Diseño de tablas
Como ayuda les proporciono la siguiente lista de autocomprobación de todo lo que se ha cubierto.


Si/NoSabes cómo
.Identificar los diferentes elementos que componen una base de datos
.Abrir una tabla, seleccionar y editar datos en la misma.
.Obtener ayuda
.¿Qué pasa si no introduces datos en el campo clave?
.¿Qué pasa si dejas en blanco algún otro campo?
.¿Qué pasa si intentas introducir un registro repetido? (dos veces el mismo valor del campo clave)
.Conmutar entre vista Hoja de datos y vista de diseño.
.Ver las propiedades de los diferentes campos de la tabla.
.Desplegar una sub hoja de datos
.Dar Zoom a una celda
.Cambiar la apariencia de una tabla (tipo de letra, tamaño, color, líneas divisorias, bordes y colores, temas, alineación). Cambiar ancho de columnas y de renglones.
.Revisión ortográfica.
.Alfabetizar (ordenar) de manera ascendente o descendente.
.Buscar un cierto valor.
.Reordenar campos (por ejemplo colocar primero Nombre y después Apellido).
.Ocultar columnas
.Mostrar columnas
.Congelar/Descongelar columnas.
.Cambiar de nombre a una columna (campo)
.Agregar una columna.
.Descartar una columna.
.Revisar ortografía
.Buscar un dato (búsqueda simple y con comodines)
.Editar, Encontrar, Buscar,
.Reemplazar,
.Buscar solo campo actual o en toda la tabla, Inicio del campo, Parte de campo
.Utilizar plantillas
.Planear una base de datos
.Elaborar un modelo relacional
.Construir las tablas que se requieran, elegir los tipos de datos que convengan y vincular las tablas
.Crear una tabla en vista de diseño
.Crear una tabla empleando plantillas de tabla
.Crear una tabla importándola de Excel
.Importar una tabla de otra base de datos
.Establecer Relaciones entre tablas (Vínculos)
.Ajustar la llave primaria (campo clave)
.Establecer una nueva relación
.Obligar integridad referencial
.Desplegar una sub hoja de datos
.Cambiar la sub hoja de datos que se muestra
.Borrar un vínculo
.Modificar propiedades de un campo (Formato, Descripción, Letrero [Caption], Mascara de entrada, Validarlo, Valor predeterminado, Requerido, Longitud cero)
.Crear campos de diferentes tipos
.Crear un campo que guarde imágenes. (Foto)
.Crear un campo tipo lista (EdoCivil) [soltero/casado/divorciado/viudo]
.Crear un campo Si/No (Becado), utilizando las opciones Casilla de Verificación, Cuadro de Texto, Cuadro Combinado.
.Crear un campo tipo Memo (Comentarios)
.Crear un campo de Hipervínculo
.Crear un formulario simple con el asistente
.Crear una consulta simple con el asistente

Al reverso de cada práctica existe material adicional. Algunas copias de las prácticas pueden estar incompletas o con hojas traspapeladas. Revisen el material en la copia de las prácticas que viene en el blog.
En particular es importante que estudien lo correspondiente a las propiedades de los campos (que viene muy detallado) y muy frecuentemente es objeto de confusión.

El ejercicio que viene al final de la práctica Propiedades de los campos  pide crear tres tablas:
 Salarios, Empleados y Datos de los Empleados
y modificar las propiedades de muchos de los campos, vincular las tablas y extraer información de ellas.
Este ejercicio nos puede servir para repasar ese tema.

A lo largo de estas semanas hemos trabajado con varias bases de datos, alguna o algunas de las cuales pudiera utilizar para el próximo examen, por lo que requieren tenerlas ustedes en su memoria USB o en su propio blog. También es recomendable que tengan todos los archivos de Excel que hemos utilizado (muchos de ellos vienen en el Disco de trabajo de Access HGG).

Como referencia les marco la lista de bases de datos de las que hemos construido tablas y relaciones
En Conceptos de Bases de Datos:
Dentista
Inscripción a Talleres Académicos
Agencia Automotriz

En crear una base de datos sencilla:      
Nomina
Alumnos MFQ
Calificaciones de alumnos de Administración
PC promociones
En Diseño de Tablas
Estudiantes
Pagos semana académica CEA
Calificaciones
Pagos Alumnos para viaje de prácticas
PC Promociones

También se encargó por alumno elaborar al menos una de las siguientes (Viaje de prácticas, Estacionamiento escolar, Gimnasio, Control de asistencia, Facturación, Caja de cobros escolares, Control de Activo Fijo, Entradas y Salidas, Chequera, Mantenimiento preventivo, Recursos Humanos, Catastro, Cursos y aulas, Pedidos, Seguro de gastos médicos, Facturas, Microempresa, Sistema de ventas) y compartirlas con los demás.

También es conveniente que tengan a la mano las bases de datos de ejemplo: Dulce, Neptuno, Northwind, que estaremos utilizando al estudiar diversos temas de la materia.

Como simulacro de examen considere la BD de Biblioteca Escolar.

martes, 10 de febrero de 2015

Temas de Access






Los temas a cubrir en esta unidad son:

1) BASES DE DATOS

a) Abrir una base de datos existente

b) Partes de una base de datos (tablas, formas, consultas, reportes)

c) Vista normal, vista de diseño

d) En vista de diseño revisar las propiedades de cada campo

e) Obtener ayuda

f) Crear una base de datos con el Asistente

g) Crear una base de datos en blanco



2) TABLAS

a) Crear una tabla

b) Importar una tabla de Excel

c) Crear una tabla con el Asistente

d) Cambiar de nombre un campo

e) Reubicar campos

f) Agregar un campo

g) Borrar un campo

h) Cerrar una tabla

i) Abrir una tabla

j) Cambiar de nombre a una tabla



3) EDITAR TABLAS

a) Desplazarse a través de varios registros

b) Seleccionar datos

c) Dar Zoom a una celda (Shift F2)

d) Agregar un registro

e) Borrar un registro

f) Editar datos de un registro

g) Mover o copiar datos

h) Comprobar ortografía

i) Cambiar ancho de columnas

j) Cambiar altura de renglones

k) Cambiar tipo de Fuente

l) Cambiar la apariencia de una celda

m) Ocultar un campo

n) Congelar un campo



4) CAMPOS

a) Tipos de campos (texto, memo, número, auto numérico, fecha, Si/No, Objeto, Hipervínculo)

b) Mostrar las propiedades de un campo

c) Cambiar el tipo de datos

d) Elegir un formato

e) Agregar un letrero

f) Dar un valor por default

g) Requerir entrada de datos

h) Permitir hileras de longitud cero

i) Agregar una regla de validación

j) Crear un campo Si/No

k) Crear un índice

l) Crear un campo tipo lista (lookup column)

m) Agregar imágenes a un registro

n) Crear una máscara de entrada



5) ESTABLECER VÍNCULOS

a) Ajustar la llave primaria (campo clave)

b) Establecer una nueva relación

c) Obligar integridad referencial

d) Borrar un vínculo



6) CREAR FORMAS

a) Crear una forma a partir de una tabla

b) Cambiar la vista de una forma

c) Moverse a través de varios registros

d) Agregar un registro

e) Borrar un registro

f) Editar datos

g) Cambiar de nombre a una forma

h) Descartar una forma



7) DISEÑO DE FORMAS

a) Mover un control

b) Cambiarlo de tamaño

c) Borrar un control

d) Agregar un campo

e) Cambiar el formato de un campo

f) Agregar una imagen

g) Cambiar texto de etiquetas

h) Cambiar el tamaño de la forma

i) Utilizar Autoformato



8) MANEJAR DATOS

a) Encontrar datos

b) Reemplazar datos

c) Ordenar datos

d) Filtrar por selección

e) Filtrar por exclusión

f) Filtrar por forma



9) CONSULTAS

g) Crear una consulta simple

h) Ordenar registros

i) Establecer criterios

j) Borrar un campo

k) Ocultar un campo

l) Agregar un campo

m) Reubicar campos

n) Cambiar de nombre a una consulta

o) Descartar una consulta

p) Crear una consulta con el Asistente

Posteriormente veremos los siguientes temas:

10) CONSULTAS AVANZADAS

a) Trabajar con tablas múltiples

b) Desplegar valores extremos

c) Efectuar cálculos

d) Cambiar formato de un campo calculado

e) Obtener totales

f) Emplear parámetros

g) Cambiar tipos de unión

h) Usar criterios múltiples

i) Resumir dato

j) Encontrar registros no igualados (unmatched)



11) REPORTES

a) Crear un reporte

b) Cambiar la vista de un reporte

c) Cambiar de nombre a un reporte

d) Borrar un reporte

e) Crear un reporte con el Asistente



12) IMPRESIÓN

a) Vista preliminar

b) Ajuste de página

c) Imprimir información

d) Imprimir etiquetas postales



13) IMPORTAR Y EXPORTAR INFORMACIÓN



14) RELACIONAR ACCESS CON WORD Y EXCEL



15) ACCESS E INTERNET


Tablas Nómina

Tablas Pagos Cancun
Las prácticas que realizaremos (y que ustedes reportarán)  son las siguientes:


La teoría correspondiente a este tema que deben estudiar es la siguiente: