domingo, 15 de febrero de 2015

Buscar, Ordenar y Filtrar





Las opciones más usuales para poder localizar información en una tabla son buscar un dato,  ordenar los registros o filtrar los mismos.

Vamos a practicar con lo siguiente:
  • Buscar un dato.
  • Reemplazar datos.
  • Ordenar Registros (Ordenar por un campo, Ordenar por varios campos)
  • Eliminar los criterios de ordenación.
  • Aplicar Filtros en Access.
  • Filtros simples.
  • Filtros por selección.
  • Filtro por formulario.
  • Filtros avanzados.
En las Prácticas de Access frecuentemente vamos a utilizarlas.

Una  búsqueda localiza los registros con cierto criterio de uno en uno. Los filtros localizan todos los registros que tienen ese criterio en común de una sola vez.

Un filtro es un criterio (conjunto de criterios) que se aplica a los registros de una tabla (o una consulta o un formulario) a fin de mostrar un subconjunto de los registros que cumplan con cierta condición. Un filtro permite ver solo específicos.

Access maneja diversos tipos de filtros:
· filtro por selección
· filtro por formulario
· filtro avanzado.

Usar el filtro por selección
1. En un campo de la hoja de datos, encuentre una aparición del valor que desea que contengan los registros para que sean incluidos en el resultado del filtro.
2. Seleccione el valor y, a continuación, haga clic Filtro por selección en la barra de herramientas. Puede seleccionar todo el valor de un campo o parte de él (el modo en que se selecciona el valor determina qué registros devuelve el filtro).


Al seleccionarEncuentra los registros en los que Ejemplo
El contenido completo de un campo (o situar el cursor en el campo sin seleccionar nada)El contenido completo del campo coincide con la selecciónEn el campo Ciudad seleccione “Nuevo Laredo”, para ver todos los registros de “Nuevo Laredo”.
Los primeros caracteres de un campo.En los que los primeros caracteres son los mismos que los seleccionadosSi en el campo Paterno seleccionamos Gar, el filtro entrega los registros con Garay, García, Garza, etc.
Un grupo de caracteres intermediosEse campo contiene los caracteres seleccionadosPor ejemplo si en nombre de libro seleccionamos Access, encontrará “Domine Access 2007” y “Microsoft Access 2010”

Filtro por selección     (inclusivos)
COINCIDENCIA EXACTA        Colocarse en una celda, sin seleccionar datos
PRIMEROS CARACTERES       Seleccionar los caracteres iniciales

PARTE DE UNA PALABRA       Seleccionar caracteres intermedios

Filtro excluyendo selección      (exclusivos)

Usar el filtro por formulario
1. Abra una tabla en vista de hoja de datos
2. Haga clic filtro avanzado / filtro por formulario para cambiar a la ventana correspondiente
3. Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos registros deben cumplir para ser incluidos en el conjunto de registros filtrados.
4. Introduzca los criterios seleccionando en la lista desplegable del campo el valor que desea buscar (o escriba el valor en el campo). Podemos aplicar criterios de filtrado a más de un campo.
5. Haga clic en Alternar Filtro, para ver la lista filtrada.

Operador
Ejemplo
Significado
=
=”Laredo”
Igual a Laredo
> 
>500
Mayor que 500
>=
>=”Maciel”
Todos los apellidos desde Maciel hasta el final del alfabeto
< 
<#01/01/14#
Menor que 1 ene 2014
<> 
<>”Texas
Diferente a Texas
Entre
Entre 15 y 25
Numero entre 15 y 25 inclusive
En
En(TX,NY,PA)
En TX, NY o PA
Es Nulo
Es Nulo
Registros que no tienen ningún valor en este campo
Como
Como “Gar*”
Registros que empiezan con Gar seguidos por otros caracteres
Y
>=1 Y <=10
Entre 1 y 10 inclusive
O
“Puebla” o “Mérida”
Ya sea Puebla o Mérida
No
No Como “Laredo”
Registros que no digan Laredo

<70
 todos los números menores a 70     (reprobados)
entre 80 y 90
todos los números entre 80 y 90 inclusive
="Nuevo Laredo"
todos los datos exactamente iguales al texto entre comillas
"G*"
todos los iniciados con la letra G
" * María"
por ejemplo: Ana María, Juana María, Rosa María
"Garc?a"
por ejemplo: García, Garcia
"* * *"
nombres de tres palabras separadas por un espacio en blanco
>=”Palacios”
Todos los nombres desde Palacios hasta el fin del alfabeto
No “USA”
Países que no sean USA
No como "S*"
 todos los nombres que no inician con S
"M*" o "N*"
todos los que inician con las letras M o N
“Nuevo Laredo” o “Reynosa”
Los registros de ambas ciudades
En (“Canadá”,”USA”)
Países que sean Canadá o USA
Como "[a-d]*"
Nombres que empiezan con las letras A hasta D
Fecha()                       
todos con la fecha actual
*/*/14
 todas las fechas del 2014
entre fecha() y fecha()-7            
 todos con fecha de la última semana
<fecha()-30
Los registros con mas de 30 días
>=#1-nov-08# y <=#30-nov-08#
todas las fechas dentro del intervalo
Año([FechaNac])=2008
Los registros de fecha 2008
AgregFecha("d",15,[fecha])
Agregar 15 días a la fecha en cuestión
No Nulo            
 todos los registros con valor en el campo
Nulo                         
 todos los registros con campo nulo
“”
 todos los registros con campo nulo

Para especificar criterios más complejos, escriba la expresión completa utilizando la combinación apropiada de identificadores, operadores, caracteres comodín y valores para producir el resultado deseado.
Carácter comodínUsoEjemplo
?Sustituye a un carácter individualTrevi?o filtrará los registros con Trevino, Treviño y Trevi~o
*Sustituye a uno o varios caracteresSi el criterio utilizado es Gar*, el filtro entrega los registros con Garay, García, Garza, etc.
#Sustituye a un carácter numérico individualSi el criterio utilizado es 200# el filtro entrega los registros con 2000, 2001, 2002,…, 2009



Usar el Filtro avanzado
1. Abra una tabla en la vista de hoja de datos
2. Haga clic filtro avanzado / filtro avanzado
3. Agregue a la cuadrícula de diseño el campo o campos que requiere y especifique los valores y criterios que el filtro utilizará para encontrar registros deseados.
4. Si desea ordenar los registros, en el renglón ordenar seleccione Ascendente o Descendente
5. En el renglón de criterios anote el o los criterios deseados (O lógica para criterios en renglones contiguos Y lógica para criterios en el mismo renglón)
6. Haga clic en Alternar Filtro, para ver la lista filtrada

Estando en la cuadricula de diseño de filtro avanzado podemos dar clic al botón de filtro avanzado y seleccionar la opción de Guardar como Consulta.


Filtro avanzado, incluye criterios y lógica                          Registro à Filtro à Filtro Avanzado

El que haya reprobado al menos uno de los 3 exámenes  (OR)                     



Expresiones con O quedan en distintas líneas de criterios

El que haya reprobado los 3 exámenes  (AND)



Expresiones con Y quedan en la misma línea



En esta sección vamos a realizar todo lo que indica la Práctica 5 (Ordenación y filtrado en Tablas de Access) y la siguiente presentación:
 

En este enlace puede descargar el archivo correspondiente.Access permite realizar filtros complejos sobre Tablas, Consultas, Formularios e Informes, de una manera muy sencilla, para ello nos colocamos en el campo que deseamos filtrar y damos clic al Botón de filtro de la Cinta de Opciones.

Las opciones que se despliegan de que el campo por el que deseamos filtrar sea numérico, de texto o de fecha.
Por ejemplo si nos interesa conocer las ventas en un rango de fechas, selecionamos la opción Entre ... y luego indicamos entre que fechas deseamos filtrar.


También podemos filtrar dando clic a una celda de la tabla y clic al botón derecho del apuntador, para que Access despliegue un menú contextual que incluye filtros.

En la parte de abajo de la pantalla podemos ver si la hoja de datos esta filtrada o sin filtrar (dar clic en Alternar filtro).



Opcionalmente, un filtro puede ser guardado como consulta.

Practique todos los filtros de fechas citados utlizando esta tabla:  PagosAlumnos.xls, que actualiza la fecha automáticamente.

Otras tablas para practicar filtros:  Tablas para practicar filtros y consultas

Los archivos de Access que emplearemos para esta práctica ya han sido trabajados previamente y los deben tener en su SkyDrive todos ustedes, como se les indicó en su oportunidad. Quienes no los tengan pueden construirlos a partir de las tablas de Excel anteriormente proporcionadas,en el disco de trabajo.





A continuación estan los enlaces a algunas bases de datos de ejemplo (para que practiquen estos temas):

Dulce

Neptuno

NorthWind

NorthWind 2007

Algunas ligas interesantes:

Ordenar registros en Access 2007

Filtros en Access 2007

Filtrar Registros


Como Filtrar

Para practicar un poco, en EMPRESA PUBLICITARIA realice los siguientes filtros:

A.      Realice los siguientes filtros (guárdelos como consultas)   
1)      Clientes cuyo apellido paterno inicia con C 
2)      Clientes cuyo primer nombre termina con A
3)      Clientes que no tienen segundo nombre
4)      Clientes menores de edad
5)      Clientes mayores de 30 años
6)      Lista de Clientes foráneos                  
7)      Clientes de Nuevo Laredo y cuyo apellido paterno empiece con C
8)      Clientes cuyo teléfono inicie con 712
9)      Clientes que compraron en cierta fecha
10)  Clientes que más han comprado
11)  Clientes que no han comprado
12)  Productos con un precio mayor a $ 100
13)  Productos con un precio mayor a $ 50   y menor que $ 80
14)  Lista de productos que sean BOLÍGRAFO                                                                                 

15)  Lista de productos que sean Bolsa (o Bolso o Bolsita o Bolsito)
16)  Lista de productos vendidos hoy
17)  Lista de productos vendidos en la última semana
18)  Lista de productos vendidos en enero
19)  Lista de productos que no se han vendido

20)  Lista de productos agotados